1. Klantmail beantwoorden
Situatie: een klant vraagt wanneer een bestelling wordt geleverd en waarom deze later komt.
Medewerker voert in: de klantvraag plus de bevestigde leverdatum en de feitelijke reden van vertraging.
AI-opdracht: maak een vriendelijk zakelijk antwoord van maximaal 120 woorden. Gebruik uitsluitend de aangeleverde feiten en verzin geen toezeggingen.
Controle: naam, leverdatum, oorzaak en eventuele toezeggingen worden vóór verzending gecontroleerd.
Uitkomst: een bruikbaar conceptantwoord dat de medewerker zelf verstuurt.
2. Vergadernotities omzetten naar acties
Situatie: na een teamoverleg zijn er losse notities met afspraken, taken en deadlines.
Medewerker voert in: de notities uit het overleg, zonder informatie die niet in de gebruikte AI-omgeving thuishoort.
AI-opdracht: maak een overzicht met vier kolommen: besluit, actie, verantwoordelijke en deadline. Zet “nog bepalen” als iets niet in de notities staat.
Controle: controleer of besluiten correct zijn weergegeven en of AI geen persoon of deadline heeft bedacht.
Uitkomst: een concept-actielijst die direct kan worden nagekeken en gedeeld.
3. Offerteconcept voorbereiden
Situatie: een bedrijf maakt regelmatig offertes met dezelfde opbouw en veel terugkerende tekst.
Medewerker voert in: de klantvraag, afgesproken werkzaamheden, goedgekeurde prijsgegevens en het eigen offertesjabloon.
AI-opdracht: maak een concept volgens het sjabloon. Neem alleen opgegeven werkzaamheden en bedragen over; markeer ontbrekende informatie met “CONTROLEREN”.
Controle: werkzaamheden, aantallen, prijzen, voorwaarden, planning en technische details worden altijd door een medewerker nagekeken.
Uitkomst: een eerste offerteversie zonder dat AI zelfstandig prijzen of afspraken bepaalt.
